GESTION DE ARCHIVO

 

HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS APLICADAS A LOS ARCHIVOS

 

Sistemas de almacenamiento y recuperación de la información

 

Básicamente consisten en recoger la información y recuperarla de forma más rápida.

 

Bases de datos

 

Las bases de datos son conjuntos estructurados de datos para la gestión de archivo, relacionados entre sí que pueden ser utilizados en distintas aplicaciones, manteniendo la independencia de cada una de ellas así como la integridad y seguridad de los datos. Existen dos tipos: el modelo jerárquico y el modelo relacional, este último es el que más se utiliza en archivos.

 

Las Bases de Datos se caracterizan por cumplir tres requisitos básicos:

 

§         No redundancia: los datos se almacenan una sola vez. Si varias aplicaciones necesitan los mismos datos, no crearán cada una su propia copia sino que todas accederán a la misma.

§         Independencia: los datos se almacenan teniendo en cuenta la estructura inherente a los propios datos y no la de la aplicación que lo crea.

§         Concurrencia: varios usuarios, ejecutando la misma o diferente aplicación podrán acceder simultáneamente a los datos.

 

Las Bases de Datos permiten un tratamiento más ágil de los datos y facilitan la recuperación por múltiples criterios, así como una mejor gestión de archivo.

 

Sistemas de Gestión de archivo y Bases de Datos

 

Son los sistemas que permiten la gestión de múltiples BD de manera simultánea. Constituyen el núcleo fundamental del soporte de los sistemas de información.

 

Tipos de Sistemas de Gestión de Bases de Datos

 

§         SGBD Jerárquicos: fueron los primeros en aparecer. Una base de datos jerárquica se puede visualizar como una estructura de árbol. Las bases de datos jerárquicas son bastante rígidas. Una vez diseñadas es complejo cambiarla y, además, es necesario un conocimiento amplio de la forma en que se han almacenado los datos para poder recuperarlos de forma efectiva. Por ello, a pesar de dominar en sus comienzos su utilización a la hora de la gestión de archivo ha ido decayendo.

 

§         SGDB en red: fueron una evolución del modelo jerárquico. En una base de datos en red, cada uno de los registros están enlazados entre si, pero no necesariamente siguiendo una estructura de árbol. El modelo en red elimina parte de las rigideces del modelo jerárquico, pero aumenta la complejidad para modificar la estructura de la base de datos. Por eso, y, a pesar de su buen rendimiento, su número de instalaciones siempre ha sido pequeño.

 

Hoy en día, estos dos tipos de SGBD ya no se utilizan para la gestión de archivo, aunque aún quedan instalaciones basadas en estos dos modelos.

 

§         SGBD relacionales: en una base de datos relacional se representan los datos como un conjunto de tablas bidimensionales compuestas de filas y columnas. Cada fila representa una relación entre un conjunto de valores y está identificada por una clave única.

 

Los SGBD relaciones son muy flexibles y de fácil manejo, lo que los ha convertido en el modelo dominante en la actualidad para la gestión de archivo. Un factor decisivo en su implantación ha sido el desarrollo de lenguajes para la interrogación y el manejo de datos del modelo relacional, como, por ejemplo, el lenguaje SQL (Structured Query Language).

 

Funcionalidades Básicas

 

§         Diccionario de datos: reúne la información sobre los datos almacenados en la BD (descripciones, significados, estructuras, consideraciones de seguridad, edición y uso de las aplicaciones, etc.)

§         Directorio de Datos: subsistema que describe donde y como se almacenan los datos de la BD (modo de acceso y características físicas de los datos)

§         Modelo de datos: es un conjunto de conceptos, reglas y convenciones que permiten describir y manipular los datos.

§         Confidencialidad: consiste en proteger el sistema contra accesos no autorizados, ya sea de usuarios no autorizados, como de los usuarios legítimos para que no accedan a los datos para los que estén autorizados.

§         Normalización: según el modelo relacional las tablas deben definirse siguiendo una serie de reglas precisas para asegurarse que no se produzcan anomalías en la actualización de la BD.

§         Recuperación: su objetivo es proteger a la BD contra fallos que destruyan su contenido parcial o totalmente.

 

Sistemas de Gestión de archivo o Gestión Documental

 

Son los sistemas encargados de gestionar y tratar en todos sus aspectos la información fijada en un soporte. Son los sistemas creados específicamente para el desempeño en un entorno informático de las tareas de gestión de archivo y documental.

 

Tipos de Sistemas de gestión de archivo o Gestión Documental

 

§         Sistemas Bases de Datos Referenciales: son sistemas en los que el documento no está almacenado en el sistema, sino que es sustituido por una representación del mismo en forma de registro, en el que, a través de una serie de campos, se describe el documento basándose en sus características de forma y contenido.

 

§         Se trata de bases de datos textuales con motores de búsqueda y descripción que aumentan la velocidad de recuperación.

 

§         Sistemas de Bases de Datos de Contenidos: son los sistemas en los que el propio documento, o su contenido, se encuentran dentro del sistema. El documento digitalizado en el caso de papel, o en su formato original si ha sido generado con una herramienta ofimática (procesador de textos, hoja de cálculo, etc.) o multimedia.

 

§         En estos sistemas los documentos pueden ser consultados directamente por los usuarios, bien en su formato original o utilizando visualizadores de tipo general, por ejemplo, tipo web.

 

§         Sistemas con Flujo de Trabajo: son sistemas de elevada complejidad que permiten la gestión del documento durante toda su vida útil, desde su generación o recepción del exterior, durante el trámite administrativo o en la gestión de archivo, hasta su archivado permanente o expurgo. Todo esto asociado a los flujos de documentación e información asociados a los procesos de trabajo de la organización.

 

Un documento puede estar distribuido por toda una corporación en diversos estados: modificación, revisión, aprobación, etc. y desde su puesto de trabajo, cada usuario puede acceder electrónicamente a toda la documentación e información de la entidad a la que esté autorizada, pudiendo trabajar con ella, modificar o generar nuevos documentos y distribuirlos a cualquier usuario autorizado interno o externo.

También se les denomina Sistemas Integrales de Gestión Documental o gestión de archivo.

 

Tratamiento de imágenes

 

Consiste en el tratamiento informatizado de imágenes, reproducidas digitalmente. Supone además el almacenamiento a gran escala, de datos y su posterior gestión de archivo. El escaneado puede además de introducir imágenes, introducir textos y en muchos casos utilizar el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Los tipos de soportes ópticos más utilizados en los archivos son:

 

§         CD-ROM (sólo de lectura). Se utiliza más bien como medio de difusión ya que los datos almacenados no se pueden borrar y además no se puede grabar sobre ellos.

 

§         Discos Worm (lectura y/o escritura). Es el soporte óptico más utilizado en los archivos. Permite grabar y borrar datos. El inconveniente es que sólo puede grabarse una vez. Permite asimismo el almacenamiento de imágenes digitalizadas, por lo que le hace un soporte muy adecuado para documentación de gran valor histórico.

 

§         Discos magneto-ópticos. Estos soportes permiten gran versatilidad a la hora de manipular datos. Tienen en contra que tienen menos capacidad de almacenamiento que los anteriormente citados, pero como gran ventaja es que permite borrar y copiar las veces que se quiera.