GESTION DE ARCHIVO
HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS APLICADAS A LOS
ARCHIVOS
Sistemas de almacenamiento y recuperación de
la información
Básicamente consisten en recoger la
información y recuperarla de forma más rápida.
Bases de datos
Las bases de datos son conjuntos
estructurados de datos para la gestión de archivo, relacionados
entre sí que pueden ser utilizados en distintas aplicaciones, manteniendo la
independencia de cada una de ellas así como la integridad y seguridad de los
datos. Existen dos tipos: el modelo jerárquico y el modelo relacional, este
último es el que más se utiliza en archivos.
Las Bases de Datos
se caracterizan por cumplir tres requisitos básicos:
§
No redundancia: los datos se almacenan una sola vez. Si varias
aplicaciones necesitan los mismos datos, no crearán cada una su propia copia
sino que todas accederán a la misma.
§
Independencia: los datos se almacenan teniendo en cuenta la estructura
inherente a los propios datos y no la de la aplicación que lo crea.
§
Concurrencia: varios usuarios, ejecutando
la misma o diferente aplicación podrán acceder simultáneamente a los datos.
Las Bases de Datos
permiten un tratamiento más ágil de los datos y facilitan la recuperación por
múltiples criterios, así como una mejor gestión
de archivo.
Sistemas de Gestión de archivo y Bases de Datos
Son los sistemas que permiten la gestión de
múltiples BD de manera simultánea. Constituyen el núcleo fundamental del
soporte de los sistemas de información.
Tipos de Sistemas de Gestión de Bases de Datos
§
SGBD Jerárquicos: fueron los primeros en aparecer. Una base de datos
jerárquica se puede visualizar como una estructura de árbol. Las bases de datos
jerárquicas son bastante rígidas. Una vez diseñadas es complejo cambiarla y,
además, es necesario un conocimiento amplio de la forma en que se han
almacenado los datos para poder recuperarlos de forma efectiva. Por ello, a
pesar de dominar en sus comienzos su utilización a la hora de la gestión
de archivo ha ido decayendo.
§
SGDB en red: fueron una evolución del modelo jerárquico. En una base
de datos en red, cada uno de los registros están enlazados entre si, pero no
necesariamente siguiendo una estructura de árbol. El modelo en red elimina
parte de las rigideces del modelo jerárquico, pero aumenta la complejidad para
modificar la estructura de la base de datos. Por eso, y, a pesar de su buen
rendimiento, su número de instalaciones siempre ha sido pequeño.
Hoy en día, estos dos tipos de SGBD ya no se utilizan
para la gestión de archivo, aunque aún quedan instalaciones basadas en
estos dos modelos.
§
SGBD relacionales: en una base de datos relacional se representan los
datos como un conjunto de tablas bidimensionales compuestas de filas y
columnas. Cada fila representa una relación entre un conjunto de valores y está
identificada por una clave única.
Los SGBD relaciones son muy flexibles y de
fácil manejo, lo que los ha convertido en el modelo dominante en la actualidad
para la gestión de archivo. Un
factor decisivo en su implantación ha sido el desarrollo de lenguajes para la
interrogación y el manejo de datos del modelo relacional, como, por ejemplo, el
lenguaje SQL (Structured Query Language).
Funcionalidades Básicas
§
Diccionario de datos: reúne la información sobre los datos almacenados
en
la BD
(descripciones, significados, estructuras, consideraciones de seguridad,
edición y uso de las aplicaciones, etc.)
§
Directorio de Datos: subsistema que describe donde y como se almacenan
los datos de
la BD
(modo de acceso y características físicas de los datos)
§
Modelo de datos: es un conjunto de conceptos, reglas y convenciones
que permiten describir y manipular los datos.
§
Confidencialidad: consiste en proteger el sistema contra accesos no
autorizados, ya sea de usuarios no autorizados, como de los usuarios legítimos
para que no accedan a los datos para los que estén autorizados.
§
Normalización: según el modelo relacional las tablas deben definirse
siguiendo una serie de reglas precisas para asegurarse que no se produzcan
anomalías en la actualización de
la
BD.
§
Recuperación: su objetivo es proteger a
la BD
contra fallos que destruyan
su contenido parcial o totalmente.
Sistemas de Gestión de
archivo o
Gestión Documental
Son los sistemas encargados de gestionar y
tratar en todos sus aspectos la información fijada en un soporte. Son los
sistemas creados específicamente para el desempeño en un entorno informático de
las tareas de gestión de archivo y documental.
Tipos de Sistemas de gestión de
archivo o Gestión Documental
§
Sistemas Bases de Datos Referenciales: son sistemas en los que el
documento no está almacenado en el sistema, sino que es sustituido por una
representación del mismo en forma de registro, en el que, a través de una serie
de campos, se describe el documento basándose en sus características de forma y
contenido.
§
Se trata de
bases de datos textuales con motores de búsqueda y descripción que aumentan la
velocidad de recuperación.
§
Sistemas de Bases de Datos de Contenidos: son los sistemas en los que
el propio documento, o su contenido, se encuentran dentro del sistema. El
documento digitalizado en el caso de papel, o en su formato original si ha sido
generado con una herramienta ofimática (procesador de textos, hoja de cálculo,
etc.) o multimedia.
§
En estos sistemas los documentos pueden ser consultados directamente
por los usuarios, bien en su formato original o utilizando visualizadores de
tipo general, por ejemplo, tipo web.
§
Sistemas con Flujo de Trabajo: son sistemas de elevada complejidad que
permiten la gestión del documento durante toda su vida útil, desde su
generación o recepción del exterior, durante el trámite administrativo o en la gestión
de archivo, hasta su archivado permanente o expurgo. Todo esto asociado
a los flujos de documentación e información asociados a los procesos de trabajo
de la organización.
Un documento puede estar distribuido por toda
una corporación en diversos estados: modificación, revisión, aprobación, etc. y
desde su puesto de trabajo, cada usuario puede acceder electrónicamente a toda
la documentación e información de la entidad a la que esté autorizada, pudiendo
trabajar con ella, modificar o generar nuevos documentos y distribuirlos a
cualquier usuario autorizado interno o externo.
También se les denomina Sistemas Integrales
de Gestión Documental o gestión de archivo.
Tratamiento de imágenes
Consiste en el tratamiento informatizado de
imágenes, reproducidas digitalmente. Supone además el almacenamiento a gran
escala, de datos y su posterior gestión
de archivo. El escaneado puede además de introducir imágenes, introducir
textos y en muchos casos utilizar el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
Los tipos de soportes ópticos más utilizados en los archivos son:
§
CD-ROM (sólo de lectura). Se utiliza más bien como medio de difusión
ya que los datos almacenados no se pueden borrar y además no se puede grabar
sobre ellos.
§
Discos Worm (lectura y/o escritura).
Es el soporte
óptico más
utilizado en los archivos. Permite grabar y borrar datos. El inconveniente es
que sólo puede grabarse una vez. Permite asimismo el almacenamiento de imágenes
digitalizadas, por lo que le hace un soporte muy adecuado para documentación de
gran valor histórico.
§
Discos magneto-ópticos. Estos soportes permiten gran versatilidad a la
hora de manipular datos. Tienen en contra que tienen menos capacidad de
almacenamiento que los anteriormente citados, pero como gran ventaja es que
permite borrar y copiar las veces que se quiera.