ARCHIVERO: FUNCIONES DEL PERSONAL DE ARCHIVO

 

La diversidad de trabajos que genera el desarrollo de la función de archivo hace necesario la existencia de profesionales cualificados para cada una de las actividades. De esta manera, los trabajos relacionados con el tratamiento de la documentación los tienen que realizar los profesionales especializados en archivística paralelamente a la tendencia actual hacia la especialización de algunos aspectos de la función archivo o de convertirnos en expertos de determinados fondos documentales.

 

En el ámbito de la Administración estos profesionales serán funcionarios adscritos a los Cuerpos de la Administración Especial. Uno por cada nivel de titulación. De esta manera, en un archivo debería existir:

 

§         archiveros, adscritos al Cuerpo de Titulados Superiores, Grupo A.

§         técnicos medios, adscritos al Cuerpo de Diplomados, Grupo A2.

§         auxiliares de archivo del Cuerpo de Técnicos Especialistas, Grupo C.

 

El desarrollo de los trabajos administrativos y también los de apoyo administrativo tienen que ser llevadas a cabo por profesionales pertenecientes a los Cuerpos de Administración General, de acuerdo con la disposición octava de la Ley 17/1985. Según esto, el personal del archivo que debería formar parte de estos Cuerpos estará integrado por:

 

§         administrativos: Cuerpo Administrativo, Grupo C.

§         auxiliares administrativos: La Escala Administrativa del Cuerpo Auxiliar, Grupo C.

§         subalternos pertenecientes al Cuerpo Subalterno, Grupo E.

 

Igualmente, aquellos trabajos específicos que reúnen un trabajo de especialización en materias complementarias a la función archivo tienen que ser desarrollados por los profesionales pertenecientes al Cuerpo de la Administración Especial, como son:

 

§         restauradores, adscritos al Cuerpo de Titulados Superiores, Grupo A.

§         fotógrafos y bibliotecarios, adscritos al Cuerpo de Diplomados, Grupo B

§         otros.

 

Las administraciones públicas seleccionan a su personal (archiveros, administrativos…) de acuerdo con la legislación laboral ordinaria o bien con la de la Función Pública. De cualquier forma, lo habitual es que estos puestos se provean por los sistemas empleados para entrar en la función pública: concurso, concurso-oposición u oposición.

 

A continuación, exponemos un modelo de distribución de las funciones que puede desarrollar el personal de un archivo, como los archiveros. Aunque en principio está pensado para un centro de cierto relieve, es relativamente sencillo hacer la translación de estas funciones a las que puede realizar un centro de características diferentes, de dimensiones más reducidas y, obviamente, con menos dotación de personal.

 

Para facilitar la comprensión de las funciones que tiene que realizar el personal de los archivos, la información se ha desglosado en:

 

§         Objetivo: define el ámbito de competencia que abraza el ejercicio de la profesión.

§         Funciones: desglosa las actividades más relevantes del objetivo o ámbito de competencia.

 

Funciones del Director o del Responsable de un Archivo

 

Objetivo

 

Dirigir, coordinar y controlar la organización y el funcionamiento del archivo, para custodiar y organizar la documentación, con la finalidad de facilitar la consulta al propio organismo que la ha generado y también a todos los ciudadanos, de acuerdo con la normativa de accesibilidad a la documentación.

 

Funciones

 

1.       Hacer las propuestas oportunas para llevar a cabo una buena gestión del archivo y, al mismo tiempo, potenciar una fluida comunicación interdepartamental con el objeto de facilitar el sistema de organización documental del organismo o entidad a la que pertenece el archivo.

2.       Elaborar las normas o los reglamentos que regulan la organización y el funcionamiento del archivo y, también, aquellas otras de aplicación a todas las áreas, departamentos o servicios del organismo a las que pertenece el archivo, referidas a la consulta y préstamo de la documentación. El director o responsable deberán velar también por el cumplimiento de la normativa establecida.

3.       Dirigir y coordinar las cuestiones relacionadas con las gestiones de personal y de administración económica del archivo, así como cualquier otro trabajo que comporte la gestión administrativa del centro.

4.       Elaborar y proponer las normas de accesos a la documentación –de acuerdo con la normativa vigente-, para que, una vez aprobadas por la Comisión correspondiente, puedan ser de aplicación en el uso y consulta de la documentación.

5.       Planificar, dirigir y coordinar la metodología de organización documental utilizada en el archivo, especialmente en relación con el sistema de clasificación, transferencias, elaboración de instrumentos de descripción, preservación y conservación de la documentación, calendario de conservación y eliminación, accesibilidad y consulta de la documentación. Promover también un buen método de trabajo entre el personal de los archivos (archiveros) para establecer un sistema de corresponsabilización funcional de acuerdo con la formación y los objetivos que se les haya asignado.

6.       Planificar y coordinar el sistema de organización integral de la documentación del organismo o entidad a la que pertenece el archivo. Proponer la creación y coordinar las comisiones interdepartamentales de trabajo -evaluación de la documentación, accesibilidad,....- con la finalidad de corresponsabilizar a todos los agentes del organismo en la toma de decisiones referidas a la gestión de los documentos.

7.       Planificar y coordinar la formación del personal de los archivos y, de acuerdo con la definición del sistema integral de organización de la documentación, realizar los cursos de formación de los responsables de los archivos de gestión del organismo al que pertenece el archivo.

8.       Expedir certificados o bien dar constancia ("hacer constar") de la documentación que custodia el archivo.

9.       Planificar, dirigir y coordinar las publicaciones de los archivos: guías, inventarios, catálogos. También, elaborar las memorias anuales del archivo, entre otras publicaciones.

10.   Planificar y coordinar las actividades de difusión que anualmente se realizan en el centro, ya sean exposiciones, visitas, cursos, conferencias, etc.

11.   Planificar y controlar la preservación y la conservación de la documentación y también del edificio, así como velar por su seguridad.

 

Funciones de los Archiveros

 

Objetivo

 

Los archiveros tienen como objetivo colaborar en todas aquellas cuestiones que le delegue o encomiende el director del centro y, en especial, velar por la organización y la custodia de la documentación que está bajo su responsabilidad con la finalidad de facilitar la consulta.

 

Funciones de los archiveros:

 

1.       Colaborar en aquellas cuestiones específicas que le indique la dirección del centro, en especial, la elaboración y aplicación de las normas de organización y funcionamiento del archivo. También, proponer todas aquellas acciones que se consideren oportunas para mejorar, agilizar o facilitar la gestión del archivo.

2.       Elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la documentación del organismo,        institución o entidad para que se aplique de forma unívoca y generalizada en todos los archivos de gestión, además del archivo definitivo, y controlar el seguimiento y actualización de su proceso.

3.       Los archiveros tendrán que definir y dirigir, de acuerdo con la responsabilidad otorgada desde la dirección del organismo, el sistema de organización integral de la documentación. También, el archivero tendrá que ejecutar su aplicación y, al mismo tiempo, asesorar al personal administrativo de los archivos de gestión, ofreciéndole la ayuda técnica necesaria en la implementación de este método de trabajo. Igualmente, el archivero tendrá que llevar a cabo el seguimiento y la actualización de todo el proceso de gestión integral de la documentación, además de organizar e impartir los cursos de formación al personal de los archivos de gestión.

4.       Organizar y dirigir la elaboración de los instrumentos de descripción de la documentación custodiada en el archivo - catálogos, inventarios, índices u otros- y realizar aquellos que requieran una descripción documental más especializada.

5.       Colaborar en el proceso de definición e implementación del sistema informático de organización de la documentación. También, el archivero deberá llevar a cabo el control de calidad de la información contenida en la mecanización de la gestión de los documentos y supervisar, especialmente, la descripción, la codificación y la asignación de descriptores.

6.       Elaborar el calendario de conservación y eliminación de la documentación de acuerdo con la normativa y las tablas de evaluación documental.

7.       El archivero deberá planificar, dirigir y controlar el proceso de transferencias de la documentación desde las dependencias del organismo o entidad hasta la ubicación en los depósitos del archivo o bien de transferencia entre dos archivos.

8.       Definir y organizar el sistema de información, consulta y préstamo de la documentación del archivo. También le corresponderá asesorar a los usuarios que requieran una información más especializada.

9.       Promover y organizar las actividades de difusión del archivo: visitas de estudiantes y del público en general, exposiciones, conferencias, cursos y otros.

10.   Organizar, dirigir y supervisar la preservación, la conservación y la seguridad de la documentación, en especial, los soportes documentales de las nuevas tecnologías.

11.   Planificar, dirigir y controlar la conservación y los sistemas de seguridad del edificio y los depósitos de los archivos y, también, de todos los equipamientos que dispone el centro.

 

Funciones de los Técnicos Medios

 

Objetivo

 

Colaborar en todas aquellas cuestiones que le indique el director del centro y, en especial, participar con los técnicos superiores en el proceso de organización integral de la documentación, en la consulta y la difusión de los fondos documentales. De una forma más explícita los técnicos medios contribuirán en la ejecución y control de las técnicas archivísticas más conceptuales del tratamiento documental, como son la clasificación y la descripción documental y, también, en la consulta y difusión de la documentación, entre otras cosas.

 

Funciones

 

1. Colaborar en la custodia y en la organización de la documentación de los archivos y en la aplicación del sistema de organización integral de la documentación en los archivos de gestión del organismo o entidad.

2.       Asesorar a los responsables de los archivos de gestión en el proceso de implementación del sistema de organización integral de la documentación, ofreciéndoles ayuda técnica en la descripción, modificación o asignación de descriptores, etc.

3.       Elaborar los instrumentos de descripción de las series documentales que no requieran de una especialización, además de asignar los descriptores en el momento de la introducción de los datos.

4.       Colaborar en el proceso de aplicación de las tablas de evaluación documental ejecutando la gestión y el control de la documentación a eliminar.

5.       Llevar a cabo la gestión y el control de las transferencias en cada una de las fases del ciclo documental y, muy especialmente, velar por el asesoramiento del personal de los archivos de gestión en el desarrollo de esta actividad.

6.       Controlar la recepción de la documentación procedente de las transferencias, comprobando la correspondencia entre las hojas de transferencia y la documentación transferida.

7.       Atender las consultas sobre información y la documentación custodiada en los depósitos del archivo, y hacer su seguimiento.

8.       Gestión y control del préstamo de la documentación a las dependencias del organismo, institución o entidad a la que pertenece los archivos.

9.       Colaborar en las actividades de difusión de la documentación que se organicen en el centro.

10.   Llevar a cabo la gestión y el control de la prevención y conservación del acondicionamiento físico de los diferentes soportes de la documentación.

 

Funciones de los Auxiliares De Archivos

 

Objetivo

 

Colaborar en los trabajos de ejecución y control de la documentación, en especial, aquellas que conciernan más directamente con las técnicas archivísticas manuales de la organización documental como pueden ser la gestión de los depósitos y las de prevención y conservación de la documentación, entre otras.

 

Funciones de auxiliares de archivos

 

1.       Colaborar con los otros técnicos del archivo en los trabajos de custodia y tratamiento documental consistentes en la ordenación física de la documentación de algunas series documentales, etc.

2.       Ejecutar la destrucción física de aquella documentación que le ha indicado su superior jerárquico, en aplicación del calendario de conservación y eliminación.

3.       Controlar la recepción de la documentación procedente de las transferencias hasta los depósitos del archivo, otorgándoles la ubicación adecuada atendiendo los tipos de soportes documentales y su numeración.

4.       Llevar a cabo la gestión del espacio de los depósitos, de acuerdo con las directrices de su superior jerárquico, comprobando la ubicación de la documentación y los espacios que quedan libres, con la finalidad de asignar nuevas unidades de instalación.

5.       Vigilar la prevención y la conservación de la documentación controlando periódicamente su estado físico; y además le corresponderá notificar las incidencias, así como proponer las mejoras oportunas para que los documentos se conserven en un estado óptimo.

6.       Cambiar las cajas maltrechas, las carpetas que contienen la documentación y así mismo extraer los clips, gomas, plásticos,... de los archivos.

7.       Supervisar periódicamente las condiciones físicas y ambientales de los diferentes depósitos, a partir del uso y control de los aparatos que permiten asegurar un buen estado de conservación y seguridad del edificio y los depósitos.